В том случае, когда между государствами не существует специализированных договоренностей о двустороннем сотрудничестве, все документы, отражающие совместные действия начинают требовать не только выполнение перевода, но и проведение легализации. В значительном количестве случаев провести подобную легализацию помогает апостиль.
Знак апостиль начал устанавливаться на документах еще в середине 60-х годов по решению Гаагской конвенции. Этот знак свидетельствует официальное признание действия документа на территории обоих государств в отношении документов, направляемых в официальные органы или официальным лицам. При этом апостилирование применимо только в том случае, когда оба государства являются членами Гаагской конвенции. После развала Советского Союза Россия также вошла в этот список, что существенно облегчило международное взаимодействие. Документ, имеющий этот знак, является действительным во всех государствах-участниках Гаагской конвенции. В тех случаях, когда взаимодействие осуществляется между странами, хотя бы одна и которых не является членом Гаагской конвенции, требуется обязательное консульское заверение.
Узнавая, где поставить апостиль, стоит обратить внимание, что сегодня эту услугу оказывают профессиональные бюро переводов, выполняющие перевод материалов, направляемых в другое государства. Бюро переводов готово оказать содействие в скорейшем проставлении знака в органах юстиции, являющихся уполномоченной организацией, проводящей легализацию. Обращение в бюро удобно и потому, что апостилирование проводится только с теми документами, которые уже прошли все нотариальные заверения. Как правило, организации, готовые выполнить перевод, имеют постоянный контакт с юристами, занимающимися проведением нотариального заверения.
При этом стоит заранее учитывать, что знак апостиль не ставится на почти всей деловой документации. В том числе он не может быть установлен на договорах, коносаментах, инвойсах, товарораспорядительных документах и иных материалах, касающихся внешнеэкономической деятельности. Их легализация проводится в Торгово-Промышленной палате РФ. Одновременно желательно обратить внимание, что знак апостиль часто признается в некоторых государственных учреждениях стран, не входящих в Гаагскую конвенцию. Как правило, специалисты бюро переводов, выполняющие перевод, рекомендуют уточнять возможность использования знака индивидуально в каждом конкретном случае и готовы оказать содействие в проведении подобной работы.